CONDUCCIÓN DE LA AUDITORIA.
Una
vez decididos el alcance, el personal y la frecuencia de la Auditoria, el siguiente paso es emprender
la Auditoria real, lo cual implica la investigación y el análisis de los hechos
que ocurren en el presente mediante cuestionarios y entrevistas y así poder determinar los problemas de la
organización.
A) ENTREVISTAS.
Este
es un medio importante de obtener información para la Auditoria. Se deben
preparar las preguntas con anterioridad, de tal forma que se nos dé la
información que requerimos. Las personas que van a ser entrevistadas deben
seleccionarse con cuidado y se les debe avisar previamente para que preparen la
documentación que se requerirá. En la entrevista el auditor comenzará por
establecer el propósito de la misma y la importancia del acopio de hechos para
la revisión de las áreas funcionales bajo estudio. El ambiente debe ser amistoso y abierto, el
auditor debe actuar con tacto y diplomacia todo el tiempo. Al final de la
entrevista es aconsejable verificar la exactitud de la información, solicitando
a la persona entrevistada que lea las notas del auditor y ponga sus iniciales.
B) CUESTIONARIO
DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA.
El análisis
del funcionamiento actual se logra utilizando cuestionarios o secciones del
mismo que sean pertinentes según el alcance de la Auditoria, además, el
cuestionario permite al auditor sintetizar los elementos que causan
dificultades y deficiencias a la organización. El sondeo que se lleva a cabo
por el cuestionario, depende de la metodología que se aplique, pero
generalmente se relaciona con los
principios administrativos: planeación, organización, dirección, Integración de
personal y control. Una vez que se han diagnosticado los problemas reales, el
auditor debe estar preparado para apreciar el nivel de desempeño del área
investigada, indicando si es excelente, bueno, adecuado ó pobre y hacer las recomendaciones necesarias
para mejorar el desempeño.
CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA.
En
esta parte de la auditoría se da a conocer los resultados que se obtuvieron
durante la evaluación de la organización. Una de las partes más importante de
las conclusiones de la Auditoria es el informe o reporte, que comprende los
detalles de las investigaciones y recomendaciones de los auditores
administrativos. Antes de preparar el informe final, es recomendable que los
auditores sondeen las soluciones propuestas
y las posibles consecuencias de las acciones con los gerentes y se
aclare cualquier duda ó malentendido.
Desde
el punto de vista administrativo, las recomendaciones son el aspecto principal
de la Auditoria, por lo cual, éstas deben presentarse mediante un informe oral
a los miembros de la gerencia. La aprobación de las recomendaciones
generalmente la realiza el consejo de directores para que éstas se conviertan
en parte integral del informe final. Los auditores deben sustentar las
soluciones propuestas con base en un análisis costo – beneficio, que señale la
recompensa a la organización si son implantadas. En el caso de que no sean
aceptadas las recomendaciones, es aconsejable ofrecer alternativas. Esto ayuda
también a los asesores a trazar la ruta de ejecución de las recomendaciones, la
cual deberá incluirse en el reporte final.
El
informe de Auditoria administrativa debe incluir los siguientes puntos:
1. Propósito
y alcance de la Auditoria administrativa
2. Procedimientos
utilizados de Auditoria Administrativa
3. Exposición
de hechos y problemas importantes
4. Recomendaciones
para resolver problemas
5. Evaluación
sobre el funcionamiento Gerencial
LA
IMPLANTACIÓN DE LAS RECOMENDACIONES.
Esta
es una parte de la auditoría administrativa sumamente importante, ya que
constituye el momento en el que las medidas de mejoramiento administrativo
deben ponerse en práctica para la solución de los problemas encontrados. Para
esta etapa de la auditoría administrativa se debe:
A) Elaborar un programa de implantación.
Esta
parte consiste en describir las actividades a realizar y la secuencia de su
realización. Generalmente se usan diagramas de flujo ó de red para su mejor
comprensión. En el programa debe describirse el objetivo de cada proyecto, su
alcance, él (los) responsable (s) y los resultados esperados
B) Integrar los recursos humanos y materiales
necesarios.
Consiste
en elaborar los manuales e instructivos de trabajo necesarios para la
implantación de las recomendaciones, así como el mobiliario, equipo y
suministros requeridos para operar el nuevo sistema. Se debe también
seleccionar y capacitar al personal que va a operar los nuevos procedimientos
de trabajo
C) Ejecutar el programa de implantación realizado.
Es
poner en operación las recomendaciones y el nuevo sistema, aplicando un método
de implantación previamente seleccionado. Al iniciar la implantación es
necesario comunicarlo mediante circulares al personal de la organización.
D) Seguimiento.
Se
deben comprobar los resultados de las medidas implantadas por recomendación de
los auditores y en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su
mejor efectividad. Posterior a esto se debe hacer una revisión periódica del sistema
para evitar la obsolescencia del mismo,
lo cual afectaría en forma directa la eficiencia de la organización.