EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

Todo proceso demanda una secuencia de pasos: en el caso de la función de organización se analizaran cada uno de ellos:

Lista de trabajo:

El administrador deberá tener presente el giro de su empresa para determinar qué tipo de tareas se  necesitarán llevar a cabo para lograr metas y objetivos.

Una vez enlistadas todas las tareas o actividades por realizar, se irán determinando los cargos o puestos que serán ocupados por las personas más idóneas, esto representa que se vayan asociando; tareas, puestos y perfiles de personas, inclusive pudiera darse el caso de determinados puestos que ya existan. De ser así es necesario determinar que tareas se llevan a cabo en él y, de no existir, cuales se deben crear, clarificando perfectamente la descripción y especificación de puestos.

División del trabajo

Esta deberá hacerse de acuerdo con las tareas de cada puesto, con el número de personas que laboran y sus capacidades, y con base en esto determinar la carga de trabajo, es decir, cuánto trabajo podrá ser llevado a cabo por el empleado.

Para repartir esas cargas de trabajo se deberá estimar el tiempo que necesita el empleado para realizar cada actividad o, si es necesario, que lleve a cabo más actividades; establecer inclusive tiempos extras para la conclusión de los mismos, o bien demandar más empelados para llevar a feliz término las tareas.

Una vez analizado todo lo anterior, en esta etapa del proceso de organización deberán quedar establecidas las cargas de trabajo de cada uno de los empleados.

Combinación de actividades o tareas

En esta parte del proceso lo que se genera es lo que conocemos como departamentalización, ya que se agrupan aquellas actividades que tienen una afinidad o son similares entre si. La departamentalización puede darse en torno a distintas bases: por funciones, por producto, por área geográfica, etcétera.

Departamentalización funcional.

Es cuando se agrupan las actividades afines; es decir, todas las actividades relacionadas con la producción se agrupan y forman en el departamento de producción; todas las actividades relacionadas con contabilidad y finanzas en el departamento del mismo nombre y así sucesivamente. Claro que estás actividades varían de acuerdo con el giro de las empresa, las actividades que se dan en un hospital son diferentes a los de una biblioteca o a una empresa de telecomunicaciones, por lo cual los tipos de departamentos variarán.

Departamentalización por producto o servicio.

Cuando las empresas producen uno o más productos o servicios y estos son muy diferentes entre sí y dirigidos a segmentos de mercado diferentes, ya que satisfacen necesidades distintas de los consumidores, se recurre a este tipo de departamentalización.

Departamentalización por área geográfica

Cuando las actividades de la organización se llevan a cabo en puntos dispersos, geográficamente hablando, es recomendable esta departamentalización, porque permite atacar los mercados de manera diferente, según su ubicación, inclusive sus costumbres o hábitos de compra y facilitar así la logística de sus actividades.

Departamentalización por cliente o consumidor

Cuando las características de los clientes son específicas, y por lo tanto demandan de gran atención y esfuerzo por parte de la empresa para satisfacer sus necesidades, es recomendable llevar a cabo este tipo de departamentalización.