FUNCIÓN DE CONTROL

 

El control es un proceso mediante el cual se garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. La necesidad que se tiene del control es causa principal de su importancia, el control es necesario porque ayuda a enfrentar y responder ante los cambios, y por él se conoce si se está respondiendo eficazmente ante estos.

EL PROCESO DE CONTROL

El control se lleva a cabo a partir de un proceso, lo cual implica que se da en pasos o secuencias ordenadas. El proceso permite identificar las desviaciones que se presentan en relación con lo planeado y la toma de acción correctiva.

El primer paso del proceso de control es:

Establecer estándares

El estándar es lo que se espera que suceda, es una medida establecida por alcanzar; esa medida ha sido establecida con base en experiencias pasadas.

Medir lo real

Lo que está sucediendo, es decir lo real, se mide ya sea con gráficas, observación, recolección de datos históricos, estadísticas, cuestionarios, entrevistas verbales, etc. Lo importante es que el método que se utilice brinde confiabilidad.

Comparar lo real contra lo planeado

Cuando los resultados de la medición son diferentes a lo esperado o planeado, entonces, quien desempeña el rol de administrador deberá analizar la dimensión e importancia de esas diferencias.

Existen situaciones de desviación que están previstas y son tan leves que se consideran aceptables; cuando la desviación cae en ese rango no representa ningún tipo de problema, pero cuando la desviación de lo real es considerable en función de lo esperado o estándar, se debe pasar al siguiente paso del proceso:

Tomar las medidas correctivas

Cuando el administrador determina que la desviación en las actividades es considerable y sale de los parámetros establecidos previamente hay que proceder a tomar las medidas correctivas para lograr finalmente lo esperado.

En algunas situaciones, cuando la medidas correctivas se toman ya es tarde en relación con el tiempo que se dispone para los logros organizacionales, en otras situaciones, cuando se detecta la desviación todavía se está a tiempo de lograr los objetivos para alcanzar los objetivos en el tiempo establecido para ello.

TIPOS DE CONTROL

Existen varios tipos de control, de acuerdo con el momento en que se aplican a los procesos de la empresa:

• Controles preventivos: Se establecen antes de que las actividades inicien.

• Controles correctivos o de retroalimentación: Este tipo de control se toma cuando las actividades fueron ya llevadas a cabo, y lo que ahora se pretende es que en el siguiente ciclo de actividades no se realicen de la misma forma porque se sabe de antemano que los resultados no se darán de acuerdo con lo estándar (esperado). Tal vez este tipo de control sea el más costoso para las empresas, pero mediante él se va a regular el producto o servicio para asegurar que las salidas cumplan con el estándar.

• Controles concurrentes: Con estos controles se logran regular las actividades que ese están llevando a cabo dentro de la organización. Pueden tenerse herramientas de control tales que permitan sobre la marcha tomar medidas correctivas y alcanzar al término de las actividades los estándares esperados, representando esto, en la mayoría de los casos, menores costos.